Eje temático No. 2 Proceso administrativo
El proceso administrativo es una
metodología fundamental para la aplicación de la administración.
Independientemente de que ésta forme parte de la escuela del proceso
administrativo, es una herramienta indispensable en torno a la cual se pueden
aplicar los demás enfoques o escuelas administrativas; su importancia es
similar a la de las operaciones básicas de aritmética; sin éstas no es posible
realizar otras operaciones matemáticas. Igualmente, las etapas del proceso
administrativo son básicas para aplicar cualquier estilo o escuela de
administración.
Un proceso es el
conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad.
El proceso
administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente,
ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una
organización, y consiste en estudiar la administración como un proceso
integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas
fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? y ¿Dónde?;
interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la
administración, y que son conocidas como las preguntas clave de esta
disciplina.
El proceso
administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración.
Etapas del proceso administrativo.
Existen diversas
opiniones en cuanto al número de etapas que constituyen el proceso
administrativo; aunque, de hecho, para todos los autores los elementos
esenciales sean los mismos.
Planeación e importancia
La planeación.
Determinación de escenarios futuros y del rumbo a donde se dirige la empresa.
Importancia.
·
Permite encaminar y aprovechar mejor los
recursos y esfuerzo
·
Reduce los niveles de incertidumbre.
·
Permite hacer frente a la contingencia.
·
Es la base para el sistema de control.
Organización, importancia y etapas
La organización
consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y
responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de
técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.
El propósito de
la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones; en
otras palabras: lograr que todas las actividades y recursos se coordinen y
utilicen de tal forma que resulte sencillo y fácil su manejo para quienes
trabajan en la empresa y para la atención y satisfacción de los clientes. La
simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos
adecuados fomenta la eficiencia e iniciativa del personal, y la rapidez en la
consecución de los objetivos plasmados en la fase de planeación.
Importancia.
La organización
aporta múltiples ventajas que fundamentan su importancia:
• Suministra los
métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzos.
• Reduce los
costos e incrementa la productividad.
• Reduce o
elimina la duplicidad.
Etapas.
La organización
se lleva a cabo en dos etapas:
• División del
trabajo.
• Coordinación.
División del
trabajo La división del trabajo es la separación y delimitación de las
actividades con el fin de realizar un trabajo con mayor eficiencia. La división
del trabajo promueve la especialización y perfeccionamiento del trabajo e
implica los siguientes pasos: jerarquización, departamentalización y
descripción de funciones.
a)Jerarquización.
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando,
grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica
definir la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de
autoridad y comunicación que se relacionen entre sí con precisión.
b ) Departamentalización. Es la división y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades específicas.
Para departamentalizar se efectúa la siguiente secuencia:
• Listar todas las funciones y actividades de la empresa.
• Clasificar las que sean similares.
• Agruparlas según un orden jerárquico o de importancia.
• Asignar actividades en cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación,
entre las funciones.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los
departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento
deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa,
y de las funciones involucradas.
c) Descripción
de funciones. Después de haber establecido los niveles jerárquicos y
departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores
y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas
de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.
Ésta es la
última etapa de la división del trabajo, y consiste en la recopilación ordenada
y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a
cabo, de la mejor manera, un trabajo; la descripción de funciones se realiza,
primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta
de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.
La dirección.
Es la ejecución
de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y
orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la
misión y visión de la empresa.
Etapas.
Es difícil
establecer la secuencia de las etapas de la dirección, ya que a menudo se
presentan al mismo tiempo.
La toma de
decisiones. Es el proceso sistemático y racional a través del cual se
selecciona, entre varias alternativas, el curso de acción óptimo.
Con frecuencia
se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios; y, en
efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito
de cualquier organización. Esta etapa forma parte de la dirección porque
constituye una función que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio
mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se
toman decisiones, por lo que algunos autores la consideran en la etapa de
planeación.
Motivación.
En su acepción
más sencilla, motivar significa mover, conducir, impulsar a la acción.
Tradicionalmente se ha considerado que la función del gerente es motivar al
personal para que éste sea más productivo.
Sin embargo, la
administración moderna postula que un adecuado estilo de dirección promueve las
condiciones necesarias para que el personal se automotive y se autodirija.
Precisamente, la distinción básica entre un líder y un gerente consiste en que
al primero la gente lo sigue porque inspira un sentimiento de confianza y
compromiso; mientras que el segundo (el gerente) tiene que empujar o motivar al
personal para que trabaje. La cualidad esencial del líder es que establece las
condiciones para que la gente se automotive, a diferencia del ejecutivo no
líder, quien intenta constantemente motivar a su personal, ya que éste se ha
acostumbrado a trabajar sólo mediante la relación estímulo-respuesta.
La motivación.
Es el proceso a través del cual se impulsa la conducta del personal hacia el
logro de los objetivos.
Es importante
que el directivo conozca las teorías de motivación más importantes, ya que para
incrementar la productividad y la calidad del personal es necesario comprender
los factores que influyen en la motivación durante el trabajo, de tal forma que
sea posible establecer aquellas condiciones necesarias para lograr la
motivación. Tres son las teorías más importantes acerca de la motivación: la
jerarquía de necesidades de Abraham Maslow, la motivación e higiene de Herzberg
y las necesidades secundarias de McLelland.
Comunicación.
La comunicación
es un aspecto clave en el proceso de dirección.
La comunicación.
Es el proceso a través del cual se trasmite y recibe información.
La comunicación
se clasifica en:
a) Vertical.
Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior, o viceversa:
quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones.
b) Horizontal.
Cuando se presenta en niveles jerárquicos semejantes: correspondencia interna,
memoranda, circulares, juntas, etcétera.
c) Verbal.
Cuando se trasmite oralmente.
d) Escrita.
Cuando se difunde mediante material escrito o gráfico.
e) Formal.
Cuando surge de la estructura y procesos de la empresa.
f) Informal.
Cuando se origina en la relación personal de los miembros de la organización.
Requisitos de la comunicación efectiva Una comunicación eficaz implica la
existencia de los siguientes requisitos:
• Claridad. La
comunicación debe ser clara; el lenguaje en que se exprese debe ser accesible a
los receptores.
• Integridad. La
comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa.
• Aprovechamiento de la comunicación informal. La comunicación es más efectiva
cuando la administración utiliza la comunicación informal.
• Equilibrio.
Toda acción administrativa debe acompañarse del plan de comunicación
correspondiente.
• Moderación. La
comunicación debe ser la estrictamente necesaria y concisa.
• Difusión. La
comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y darse a conocer
Control.
A través del
control se garantiza el cumplimiento de los planes. Si el control se
conceptualiza como la última etapa del proceso administrativo, esto no
significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el
control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el
administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando;
incluso para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. La
información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el
proceso de planeación.
El control es la
fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares
para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones,
prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.
El control es un
medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso administrativo.
Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la manera de
verificar que esto se ha logrado es a través del control.
Etapas.
Las etapas del
control son: establecimiento de estándares, medición, corrección y
retroalimentación.
Establecimiento
de estándares.
Un estándar es
la unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón, para efectuar el
control.
Los estándares
deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados; también son
conocidos como indicadores.
Medición de
resultados.
La medición de
resultados consiste en la aplicación de unidades de medida para evaluar la
ejecución y los resultados.
La medición
implica la determinación, detección de fallas, desviaciones o no conformidades
en relación con los estándares. El establecimiento de las unidades de medida en
ocasiones resulta complejo, sobre todo en áreas con funciones eminentemente
cualitativas.
Corrección.
La corrección es
la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades en
relación con los estándares.
Antes de iniciar
la acción correctiva es importante reconocer si la desviación es un síntoma o
una causa.
Retroalimentación.
La
retroinformación consiste en la retroalimentación de los resultados obtenidos
para efectuar mejoras en el proceso.
De la calidad de
la información depende el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
La retroinformación es fundamental para lograr la mejora continua, y es el
sustento de la planeación. Importancia
El control es de
vital importancia, dado que:
• Sirve para
comprobar la efectividad de la gestión.
• Promueve el
aseguramiento de la calidad.
• Protege los
activos de la empresa.
• Se garantiza
el cumplimiento de los planes.
• Establece
medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
• Sirve para
determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que se
repitan. • Es el fundamento para el proceso de planeación.
